長(zhǎng)期以來(lái)，由于人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目、默默無(wú)聞的工作，雖然基本上hr系統(tǒng)中都涵蓋了人事檔案管理系統(tǒng)的功能，但是并沒(méi)有被充分利用起來(lái)，多半只是簡(jiǎn)單的對(duì)人事檔案的簡(jiǎn)單錄入，以及按照職能設(shè)置查看權(quán)限。因此，有些企業(yè)公司的管理者對(duì)人事檔案工作不夠重視，存在著一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)。認(rèn)為現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，個(gè)人檔案沒(méi)有多大作用，雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實(shí)際工作中并不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理沒(méi)有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

      但人事檔案管理管理真的就這么簡(jiǎn)單嗎？

      其實(shí)在實(shí)際工作中，特別是用人單位發(fā)生重大內(nèi)部調(diào)整、人員重組等過(guò)程中，人事檔案的管理就顯得至關(guān)重要。我們知道，hr系統(tǒng)是將人力資源信息化、數(shù)據(jù)化，提供多角度、全方位對(duì)比分析的便捷工具。比如在不同部門間的整合或分劃過(guò)程中，如果能夠充分利用hr系統(tǒng)的人事檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)輔助組織管理、培訓(xùn)管理等功能，就可以做到如何選好人，用對(duì)人，讓真正適合的人走到適合的崗位上去。如因資料收集不全，個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷記載不完整，也許在此次人員配置時(shí)就會(huì)失去機(jī)會(huì)，對(duì)個(gè)人或集體來(lái)說(shuō)也許是個(gè)損失。

      因此，充分的利用hr系統(tǒng)的人事檔案管理功能，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并實(shí)行開(kāi)放式的管理。一方面建立員工工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將員工的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立員工能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映員工的情況。

      Hr系統(tǒng)的各項(xiàng)功能既是互相獨(dú)立的，也是相輔相成的，在充分利用其人事檔案信息管理系統(tǒng)功能的同時(shí)，參考并加入其他功能數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，才能全面準(zhǔn)確地決策，最大限度地發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)。