任何一個企業在準備實施OA系統的時候，都會征集企業管理需求和工作業務 及各個部門的需求來整合，形成一個整體的需求文檔。提高給軟件開發商，軟件開發商根據此需求來核算具體的開發費用。這時候就會產生OA辦公系統實施需求的矛盾。   


        OA辦公系統實施需求矛盾該如何處理呢？，首先做到把握好企業的核心需求；其次相同的需求不同的OA廠商實現的代價也不同，選擇一個基礎平臺技術先進和服務能力強的廠商是關鍵。我們大體上可以從以下幾步來分析和解決OA辦公系統預算和需求的矛盾問題。


    第一，無論我們的OA辦公系統怎么選，都要明確引進系統的目的是為了給企業帶來實實在在的幫助，為了解決企業的管理和辦公等實際問題的。只有明確了企業的基本需求，圍繞自身的需求并適當的考慮技術因素，才不至于在OA系統選型中失去了方向。


    第二，根據規劃制定的需求，找出相對適合自己的，滿足企業需求的幾套OA辦公系統。不管是軟件廠商的標準版OA產品，抑或是可進行局部或全部個性化定制開發的，總會有那么幾套比較接近需求的系統，可以先把這些系統劃為第一目標范圍。


    第三，比較下價格，根據自己的預算情況再次進行剔除。在初次預選的OA辦公系統中，有的可能會在預算之內，有的可能略超預算或者超額比例較大。這時，我們可以先剔除OA辦公系統預算超額比例太大的那些。例如公司預算10萬元，而一些OA至少需要50萬或上百萬。這些遠超預算的，可以暫不考慮。

        不同的OA廠商技術架構不同，采用的系統軟件不同，服務能力和服務體系不同，產品購買和實施的費用相差比較大，企業用戶需處理好技術的先進性和OA辦公系統費用預算的關系，不能過分的看重價格忽略了軟件的技術，落后的技術后期的服務成本和維護成本更高，系統的應用效果也可想而知，這樣也違背了企業使用OA辦公系統的初衷。


        第四，需要重新全面仔細的審視自己的需求，結合預算和實用性的情況，取黃金分割點選擇最終的OA辦公系統，這是最重要卻是最難的一步。對于這方面，企業客戶要認清一點，OA辦公系統不可能解決我們所有的業務問題，要理性看待OA辦公系統所產生的實際效果，要有側重之分。


        在需求管理方面，CIO不能被各部門提出的各種具體需求給套住了，如若按照這樣的需求選擇OA，OA辦公系統預算的成本高，上線之后系統也顯得臃腫和不易用。企業必須有總體的管控能力，企業需要什么、各部門需要什么，需要多溝通，并做到心中有數。對業務需求深入分析，才能判斷哪些需求是核心需求，哪些需求次要需求，哪些需求是可有可無的。在初次規劃的需求中，可能很多是可以簡化或優化的，從而在不嚴重影整體應用效果的情況下，降低了OA辦公系統預算。


         在預算和需求之間最選擇，往往占據上風的還是需求，資金預算上也是必須要考慮的，從總體的大局來看，企業決策者必須高瞻遠署具有一定的戰略眼光，面對一定的預算前提下，保留系統最基本的需求，剔除無關緊要的小的需求，使得需求和預算之間合理化，就可以解決OA系統的預算和需求問題。